Externalisation avantages et inconvénients : impact sur les employés

Les entreprises peuvent embaucher des travailleurs externes pour les aider dans divers projets, des emplois spécifiques à l’étranger ou des services quotidiens ; cette stratégie est souvent appelée “externalisation”. Les emplois externalisés sont devenus courants à la fin des années 1980 et au début des années 1990 pour aider à réduire les coûts de main-d’œuvre à mesure que les entreprises se développaient.

Tous les types d’externalisation entreprise peuvent tirer parti de cette pratique, pas seulement les grandes multinationales. Bien que cela puisse être une étape essentielle dans la croissance de votre activité, il existe des inconvénients à prendre en compte et à atténuer.

Types d’externalisation

En externalisant, vous pouvez trouver divers services pour votre entreprise, du marketing aux ressources humaines, en passant par l’administration. Les types courants d’externalisation avantages et inconvénients incluent :

• Fournisseurs de services gérés (MSP) : Certaines entreprises ont des besoins informatiques spécifiques que les équipes internes ne peuvent pas satisfaire. Les MSP utilisent des logiciels, tels que les logiciels de surveillance et de gestion à distance (RMM), pour aider les entreprises à gérer leur infrastructure informatique, ajouter des mesures de cybersécurité et offrir un support technique.
• Services financiers : Les entreprises peuvent externaliser les services financiers pour réduire les coûts. La comptabilité nécessite du temps et des compétences, ce qui peut représenter un investissement important pour les petites entreprises. Les comptables professionnels peuvent aider les propriétaires d’entreprise à équilibrer leurs comptes pour augmenter l’efficacité.
• Support client : Les entreprises peuvent externaliser les centres d’appels et les services de chat si c’est le principal moyen de communication avec les clients. Pour ce faire, vous devez inclure des normes et des attentes pour l’entreprise d’externalisation afin de maintenir vos valeurs commerciales.
• Marketing : Les agences marketing externes fournissent des ressources marketing professionnelles aux entreprises qui peuvent les aider à se développer à long terme. Ces agences peuvent également contribuer à élaborer des stratégies marketing uniques, du contenu rédactionnel et des services de conception web.
• Tâches administratives : Ces dernières années, les assistants virtuels sont devenus une stratégie d’externalisation gestion administrative populaire. Ces assistants peuvent aider à la planification, à la publication sur les réseaux sociaux, à la gestion des boîtes de réception et même aux courses.
• Ressources humaines (RH) : Les tâches RH incluent le recrutement, l’intégration et la gestion des employés. Les entreprises font généralement appel à des services de recrutement pour trouver des candidats qualifiés, mais vous pouvez également externaliser des tâches telles que la paie, l’administration des avantages sociaux et la formation.
• Prestataires : Un prestataire est tout professionnel engagé sur une base contractuelle non permanente, généralement pour effectuer une tâche ou une fonction limitée et spécifique. Cela peut aller de l’embauche de consultants à la sous-traitance de fonctions spécifiques comme l’assistance informatique, le travail temporaire, le travail à la tâche ou la réalisation de projets spéciaux. Les prestataires peuvent être hautement spécialisés ou accomplir des tâches plus banales et répétitives selon la situation.

Cette liste n’est pas exhaustive ; avec l’essor des capacités de travail à distance et des freelances, les entreprises peuvent externaliser diverses positions, projets et opérations.

Avantages de l’externalisation

Comprendre les avantages de l’externalisation peut aider les décideurs à déterminer si elle convient ou non à leur entreprise. Bien que l’un des meilleurs avantages de l’externalisation soit de libérer des ressources pour d’autres domaines, il existe diverses façons pour les entreprises de tirer parti de cette stratégie commerciale.

• Accès à un vivier de talents plus large : En général, les entreprises embauchent des employés qui correspondent à des critères et des postes spécifiques. Cependant, tous les employés ne peuvent pas répondre aux besoins croissants d’une entreprise. En externalisant des tâches et des postes, les entreprises peuvent s’appuyer sur des experts au lieu d’investir dans des ressources de formation. L’externalisation fournit des connaissances et une expérience sectorielles que la plupart des propriétaires d’entreprise peuvent ne pas posséder. De nombreuses entreprises s’appuient sur l’externalisation informatique car le secteur est nuancé et en constante évolution. Ces entreprises mettent également en œuvre des logiciels en tant que service (SaaS) dans de nombreux aspects de leur activité. En s’appuyant sur des entreprises SaaS externalisées, les dirigeants ont la tranquillité d’esprit de savoir que des experts gèrent leurs besoins informatiques. De plus, le travail à distance élargit le vivier de talents. Les experts informatiques externes peuvent soutenir les employés via RMM, qui centralise toutes les fonctions informatiques ou la gestion des actifs informatiques.
• Capacité à se concentrer sur les aspects essentiels de votre entreprise : Les entreprises devraient consacrer du temps à se concentrer sur ce qu’elles font de mieux ; cela contribue à créer de l’efficacité et augmente la productivité. Bien qu’améliorer les domaines défaillants de votre entreprise soit une bonne pratique, ces efforts pourraient détourner l’attention de vos aspects essentiels. Par exemple, les freelances externalisent souvent leur comptabilité car ils n’ont pas les ressources pour le faire eux-mêmes. De même, les entreprises et organisations pourraient manquer des mêmes ressources. Au lieu de recruter, d’embaucher et de former du personnel pour ces tâches, il peut être plus facile d’externaliser. Les dirigeants et les employés peuvent avoir confiance que le travail est effectué par des experts du domaine et peuvent consacrer plus de temps aux tâches qu’ils aiment.
• Réduction des coûts : L’externalisation de projets et de tâches coûte moins cher que d’embaucher et de former des employés à temps plein. En moyenne, les nouveaux employés coûtent environ 4 129 $. Ces coûts incluent la formation, le temps d’intégration, les frais de recrutement et la productivité différée. Avec l’externalisation, les dirigeants ne paient que pour les services qu’ils utilisent. Ils peuvent embaucher du personnel quand ils en ont besoin au lieu de payer un employé à temps plein. De plus, les entreprises peuvent également réduire leurs frais généraux en externalisant certains postes, comme l’administration. Au lieu d’embaucher un employé à temps plein, les dirigeants peuvent embaucher des assistants virtuels, économisant ainsi sur des dépenses telles que l’espace de bureau, le mobilier, l’équipement informatique et les outils logiciels.
• Augmentation de l’efficacité et de la qualité : Les experts en externalisation réalisent les projets de manière professionnelle. Les facteurs importants dans tout projet sont l’évaluation et l’analyse des risques. Grâce à leur expertise, les prestataires externes peuvent augmenter l’efficacité en planifiant et en atténuant les risques potentiels inconnus des dirigeants. Ces risques incluent les marchés, les réglementations gouvernementales, les conditions financières et les technologies. Un autre avantage de l’utilisation de prestataires externes est leur capacité à démarrer les projets immédiatement. Ces entreprises ont accès à des ressources que votre entreprise n’a peut-être pas. Les projets internes pourraient prendre plus de temps en raison de la formation, de l’embauche et du support.

Inconvénients de l’externalisation

Il existe également des inconvénients à l’externalisation entreprise. Prendre note de ces inconvénients peut être crucial pour déterminer si l’externalisation est une bonne idée pour une entreprise.

• Risques de sécurité : Il est important de se rappeler que ces entreprises peuvent avoir accès à des informations importantes. Certains aspects, comme la paie, les RH et le recrutement, incluent des données confidentielles qui sont partagées avec des tiers. De plus, avec l’augmentation des implémentations SaaS, les entreprises sont plus exposées aux menaces de cybersécurité. Pour réduire ces inquiétudes, les entreprises peuvent s’assurer que l’entreprise d’externalisation a de l’expérience dans la gestion d’informations sensibles, signer un accord de confidentialité avec l’entreprise avant de démarrer le projet et créer une clause de non-concurrence pour garantir que l’entreprise ne développera pas un projet concurrent. Il est compréhensible d’être mal à l’aise en partageant des informations confidentielles avec une source externe ; cependant, les conseils ci-dessus aident à créer une relation de travail plus sécurisée.
• Augmentation des coûts : Certains coûts d’externalisation avantages et inconvénients peuvent passer inaperçus, surtout si une entreprise travaille avec une société pour la première fois. Ces coûts peuvent inclure la gestion et la coordination des prestataires, l’attrition du projet, l’intégration de l’entreprise, les coûts de processus et les coûts de gouvernance. Les entreprises doivent avoir des exigences claires avant le début de tout projet. N’ayez pas peur d’explorer les différents coûts proposés par divers fournisseurs.
• Impacts sur la culture d’entreprise : L’externalisation peut nuire au moral des employés et à la culture d’entreprise. Alors que les dirigeants peuvent considérer l’externalisation comme une option rentable, les employés peuvent avoir l’impression d’être remplacés. Ils pourraient également être confus quant aux raisons pour lesquelles certains services de l’entreprise doivent être externalisés. Être transparent avec vos employés leur permet de comprendre les décisions commerciales prises par les dirigeants. Cela peut également contribuer à accroître la positivité et la productivité au travail.
• Perte de contrôle qualité : L’externalisation gestion administrative ou d’autres fonctions signifie renoncer à un certain contrôle sur les projets. Contrairement aux équipes internes, les dirigeants ne peuvent pas surveiller de près les tâches et ne peuvent obtenir des mises à jour qu’une fois par semaine. Il est essentiel d’établir une bonne communication avec les entreprises d’externalisation pour atténuer ce problème. Soyez franc sur les normes de qualité, déléguez des parties du projet au lieu de l’ensemble, fixez un calendrier pour le projet et recherchez la meilleure entreprise d’externalisation. En maintenant une bonne communication avec l’équipe d’externalisation, les entreprises peuvent respecter leurs normes et maintenir une relation de travail professionnelle avec l’entreprise d’externalisation.

Devriez-vous externaliser votre entreprise ?

L’externalisation entreprise peut ou non être un outil essentiel pour les entreprises et ne doit pas être prise à la légère. Pour déterminer si votre entreprise devrait externaliser, posez-vous les questions suivantes :

• Vos employés ont-ils du mal avec certaines tâches ?
• Votre budget se resserre-t-il ?
• Les progrès sont-ils au point mort à cause de tâches routinières ?
• Vos employés manquent-ils d’idées nouvelles ?
• Vos dirigeants sont-ils surchargés ?
• Traitez-vous des tâches irrégulières ?

Si vous avez répondu oui à ces questions, il y a de fortes chances que l’externalisation soit une bonne idée pour votre entreprise.

L’externalisation avantages et inconvénients peut apporter un soulagement à certaines entreprises, et pour d’autres sociétés, ce n’est peut-être pas la bonne décision. En comprenant les avantages et les inconvénients de cette option, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées concernant l’externalisation pour leur entreprise.

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